7 técnicas diarias para administrar mejor tu tiempo

Por Exequiel Bonialian (ebonialian@gmail.com)

Edición: Florencia Romeo (florenciaromeo06@gmail.com)

Hoy por hoy, en estos días de velocidad y ansiedad, tenemos tantas cosas que hacer y tanto en qué pensar, que nos sobrepasa. El día se nos hace corto, y siempre quedan pendientes en la lista.

No pasa nada si tuviste un día así pero, cuando tu rutina se basa prácticamente en procrastinar tareas o responsabilidades, y vas ocultando lo pendiente debajo de la alfombra, un día esa bomba te explota en la cara.

Y estarás pensando: «Pero es que el día no me alcanza, tengo muchas cosas que hacer». Creeme que te entiendo y, aunque no parezca, hay mucho que podemos hacer.

El tiempo es nuestro valor más preciado, es lo único que no podemos recuperar.

Por eso, porque fui (y a veces sigo siendo) víctima de la falta de tiempo, es que quiero regalarte siete herramientas que espero te sean de utilidad para administrar mejor tu tiempo.

¡Vamos por ellas!

1. Dormir bien

Comenzar el día descansado/a y con energía (y, sobre todo, de buen humor) es el primer paso que debemos dar. Sí, sí, todos tenemos días malos, pero tratemos de que sean la minoría.

Evitá los estímulos externos. Durante el sueño, nuestro cuerpo descansa, repara energías y tejidos. Pero, ¿qué hace nuestro cerebro? Nunca duerme, sigue procesando información (estímulos).

¿Te suena familiar la luz o el sonido del celular? ¿La lucecita del módem titilando? ¿El despertador? Todos son estímulos directos a nuestro cerebro, que los interpreta como señales e interrumpe nuestros ciclos de sueño.

Por supuesto que actuaremos sobre lo que podemos controlar.

Cantidad vs. calidad. No siempre se trata de cantidad de horas, sino de la calidad de sueño. Descansar bien seis horas puede resultar más productivo que hacerlo mal durante ocho.

¿Nunca te pasó que suena el despertador y presionas ese bendito botón llamado «snooze», con el que lo postergas? Para cuando al fin te levantas, estás más cansado que antes de acostarte. ¿Por qué? Porque has estado interrumpiendo constantemente tus ciclos de sueño.

La propuesta es hacer de la administración del tiempo el hábito estrella.

La regla de los 5 segundos. En su libro «El poder de los 5 segundos», Mel Robbins nos dice que, cada vez que tengamos que hacer algo que no queremos, contemos de 5 a 0, y nos movamos. Si nos quedamos quietos al llegar a cero, el cerebro lo interpretará como que no vamos a hacer nada, pero si damos al menos un paso, nos pondrá en movimiento.

Simple, ¿no? Puede parecer tonto, pero funciona.

2. Comenzar el día con un ritual

No, no me refiero a un rito satánico o algo así. Los rituales son herramientas fundamentales para organizarnos. Se basan en la generación de hábitos, es decir, acciones repetidas en el tiempo que se traducen en una rutina y que, por lo tanto, mantenemos incorporadas de manera subconsciente.

Pensalo, ¿qué es lo primero que haces cuando te levantas por la mañana? ¿Te lavas los dientes? ¿Te preparas un café? ¿Te duchas? En el mismo orden, ¿no? Todos los días realizamos una concatenación de acciones que no requiere ningún esfuerzo de nuestra parte, nuestro cuerpo parece hacerlas solas. Esos son los rituales de los que te hablo.

¿Cómo administrar tu tiempo desde el minuto uno del día? El secreto está en generar intencionalmente nuevos rituales que, al principio, requieren mucha fuerza de voluntad.

La mañana es el momento en el que el cuerpo ha descansado y reparado energías. Por lo tanto, incorporar un ritual matutino que nos resulte productivo puede quitarnos un peso de encima para el resto del día. Cinco minutos pueden ahorrarte horas.

¿Por qué? Porque, muchas veces, el trabajo duro es trabajo fácil que no hicimos en el momento adecuado.

Hacé de la administración del tiempo tu hábito estrella. ¿Por qué no anotar las principales tareas que no se nos pueden escapar? Hacé una lista, por orden de relevancia, qué tenés que hacer sí o sí, y qué es secundario. Todos tenemos días intensos y nos olvidamos de cosas, anotarlo es un estímulo visual para el cerebro que impacta en la memoria.

Yo, por ejemplo, todas las mañanas me levanto y, entre otras cosas, escribo mis metas a largo plazo, y mis tareas a corto plazo. No me lleva más de cinco minutos, me motiva y me ayuda a ordenarme.

3. Tragarse el sapo primero

Esto lo tomo del libro del mismo título, escrito por Brian Tracy. Me refiero a que te dediques a liberarte de tu tarea más importante y molesta durante las primeras horas del día. El ejemplo claro son los trámites, nadie quiere hacerlos, pero tenemos que.

Tachar un tema molesto de nuestra lista de tareas en las primeras horas nos va a dar un enorme respiro y una increíble satisfacción, dejándonos el resto del día para otras cosas.

Lo importante vs. lo urgente. Obviamente, algunas tareas van a ser tan importantes como urgentes y serán nuestra prioridad. Pero, atento, si todo es urgente, nada es urgente. Si todo es prioridad, nada es prioridad. Y la administración del tiempo se basa en establecer prioridades.

Cuando vayas a decidir si hacer una cosa u otra, preguntate, ¿es esto urgente? ¿Lo necesito hoy? ¿Es más importante que el resto de las obligaciones que tengo?

El hábito de no procrastinar. Si tuviera que regalarte un solo hábito, te regalaría este. Muchos de los problemas que nos ocasiona la falta de tiempo están ligados a haber postergado o dejado de lado tareas y acumularlas.

Establecé las prioridades de tu día, y realizá todo lo prioritario, sin falta. Contame una semana después si de repente no te sobra una hora todos los días.

4. Trabajá enfocado

Cuando se trata de administración del tiempo, no existe el multitasking. Está muy de moda hacer varias tareas en simultáneo. Pero el hecho es que sólo podemos enfocarnos en una cosa a la vez. Cuando «multitaskeamos», en realidad, lo que estamos haciendo es pasar constantemente de una tarea a la otra, requiriendo un mayor esfuerzo y tiempo.

Lo mejor es dedicarse de manera enfocada a una sola cosa, terminarla, y luego seguir.

¿Cuáles son tus distracciones? Vivimos sometidos a distracciones. No podemos trabajar enfocados si a cada minuto suenan las notificaciones del celular, o nos aparece la visualización en miniatura de los correos electrónicos, o nos llaman por teléfono.

Elegí un momento para dedicarte a algo dando tu 100% y eliminá (o al menos reducí) las distracciones. Apaga el teléfono si es necesario. 

5. Menos, es más

Tu día tiene veinticuatro horas.

No sobrecargues tu día con más cosas de las que podés hacer. De lo contrario, cuando no lo consigas, te vas a frustrar. Analizá verdaderamente qué cosas podés hacer en esas 24 horas sin volverte loco/a. Es preferible dejar un espacio para contingencias por si acaso.

Tu semana tiene siete días. No te olvides que el fin de semana cuenta. No te estoy diciendo que trabajes durante tu descanso, pero sí que te dediques a otras cosas, para no sobrecargar los demás días. Me dirás: «El fin de semana quiero descansar» y lo entiendo.

Pero también, seguramente, quieras descansar porque no estás distribuyendo bien tu semana, y estás sobrecargado/a. Mejor sería llegar con energía al fin de semana para aprovecharlo.

6. Dividí el día en bloques

Entre más pequeño es el árbol, más fácil es treparlo.

Lo importante es que tu percepción de lo que tenés que hacer no sea de «es mucho, no llego a terminarlo». Cuanto más pequeño el árbol, más fácil de trepar. Mejor dividir en varios árboles pequeños, como los bonsai.

Herramientas clave para la administración de tu tiempo. Hay una técnica muy útil llamada «Pomodoro» que se basa en dividir en bloques de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso, con varias series de repeticiones, hasta que luego descansas media hora. Es una buena herramienta, de esta manera trabajás enfocado por un corto plazo, te despejás, y volvés, haciendo más eficiente tu día.

Conocete a vos mismo. Cada uno sabe en qué horarios es más productivo, aprovechá esas horas.

No olvides cuidar tu espacio de trabajo, es importante que estés lo más cómodo y relajado posible.

Cuidado con el multitasking, es una trampa. La realidad es que sólo podemos enfocarnos en una cosa a la vez.

Por último, quería mencionarte también la técnica del aclamado Seinfeld (humorista estadounidense de los noventa), que básicamente consiste en colocar un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o tareas que tenés que llevar a cabo por día. Cuando cumplís tu meta diaria, lo marcas en el calendario. Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla. Él habla específicamente de «Don´t break de chain» o «No romper la cadena».

7. Date una palmada

Último punto, pero no menos importante. Funcionamos a base de estímulo-respuesta, y reforzar positivamente nuestras acciones puede traer muchos beneficios. Cuando lleves a cabo una tarea pesada, molesta o difícil, date una palmada. Hacete un regalo o premio, que refuerce positivamente tu actitud. Si vos no te lo valorás, nadie lo va a hacer por vos.

En un episodio de mi podcast hablo específicamente de estos siete puntos, te lo dejo acá por si querés saber más. 

¿Cómo te estás llevando con la administración de tu tiempo?